TIETOSUOJASELOSTE

Toiminimi / Yritys: Fit by Viivi (Viivi Rahkala)

Yhteyshenkilö: Viivi Rahkala

Sähköposti: viivi@fitbyviivi.fi (tai yhteydenotto verkkosivujen lomakkeella)

Verkkosivusto: fitbyviivi.fi

Keräämme ainoastaan palvelun toteuttamisen ja yhteydenpidon kannalta tarpeellisia tietoja. Tietoja kerätään pääsääntöisesti suoraan sinulta itseltäsi hakemus- ja yhteydenottolomakkeiden sekä valmennussuhteen kautta.

• Perustiedot: Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja ikä.
• Valmennukseen liittyvät tiedot: Nykyinen liikuntatausta, tavoitteet, arjen haasteet, motivaatiotekijät ja muut vapaaehtoisesti hakemuslomakkeessa tai valmennuksen aikana annetut tiedot.
• Asiakassuhteen hoito: Valmennussuhteen aikainen viestintä, annettu palaute sekä mahdolliset laskutus- ja maksutiedot.
• Tekniset tiedot ja evästeet: Sivuston tekniseen toimintaan liittyvät lokitiedot (kuten IP-osoite, selaintiedot) palvelun turvallisuuden ja toimivuuden varmistamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Valmennushakemusten käsittely ja yhteydenotto: Vastaamme yhteydenottopyyntöihin ja arvioimme sopivuutta 1:1-valmennukseen.
• Palvelun tuottaminen ja sopimuksen täytäntöönpano: Yksilöllisten valmennusohjelmien suunnittelu, seuranta ja asiakasviestintä.
• Laskutus ja hallinnointi: Maksuliikenteen hoitaminen ja kirjanpitolain mukaisten velvoitteiden täyttäminen.
• Asiakaspalvelu ja tiedottaminen: Tärkeistä valmennukseen liittyvistä asioista tiedottaminen.

Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR 6 artikla): Rekisteröidyn antama suostumus (esim. hakemuslomakkeen täyttö), sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet sekä lakisääteiset velvoitteet (kirjanpito).

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Hakemustiedot: Mikäli hakemus ei johda valmennussuhteeseen, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisen ajan kuluessa (viimeistään 6–12 kuukauden kuluttua).
• Valmennusasiakkaiden tiedot: Tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen ajan ja tarpeellisilta osin sen päättymisen jälkeen (esim. mahdollisten reklamaatioiden tai jatkovalmennusten varalta enintään 2 vuotta).
• Kirjanpitoaineisto: Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään Suomen kirjanpitolain vaatiman ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä).

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa luotettaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun (tietojen käsittelijät):

• Lomake- ja sähköpostipalvelut: Lomakkeiden tekniseen välitykseen ja viestintään (esim. Web3Forms ja sähköpostipalveluntarjoajat).
• Verkkosivujen hosting ja infrastruktuuri: Sivuston ylläpitoon ja tietoturvaan liittyvät pilvipalvelut (esim. Google Cloud / Firebase Hosting).
• Taloushallinto ja laskutus: Laskutuspalvelut ja kirjanpitäjä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme aina, että siirrolle on laillinen peruste, kuten Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet (SCC) tai vastaanottajan tietosuojan riittävä taso (Data Privacy Framework).

Kaikkia henkilötietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. Tiedonsiirto verkkosivustolla on suojattu salatulla HTTPS/SSL-yhteydellä. Pääsy tietoihin on suojattu vahvoilla salasanoilla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella, ja ainoastaan valmentajalla itsellään on pääsy asiakasrekisteriin ja hakemustietoihin.

Tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on seuraavat oikeudet omiin tietoihisi:

• Tarkastusoikeus: Oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu, ja saada kopio näistä tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Oikeus pyytää tietojesi poistoa, mikäli käsittelylle ei ole enää lakisääteistä perustetta (kuten kirjanpito).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamiseen: Oikeus tietyissä tilanteissa pyytää käsittelyn rajoittamista tai kieltää tietojesi käsittely.
• Oikeus siirtää tiedot: Oikeus saada toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ole meihin yhteydessä sähköpostitse. Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi), mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojasäännöksiä.

Sivustollamme voidaan käyttää välttämättömiä evästeitä sivuston perustoimintojen ja tietoturvan takaamiseksi. Emme käytä kolmansien osapuolten aggressiivisia mainosevästeitä ilman erillistä suostumustasi. Voit hallita evästeiden käyttöä selaimesi asetuksista.

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta palveluidemme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme tarkistamaan tämän sivun säännöllisesti.